Tijdens de visitatie doorlopen we met elkaar 7 stappen.
Op deze manier wordt ruim voldaan aan de eisen van de visitatiemethodiek.
Er is altijd ruimte voor maatwerk. Heeft u speciale wensen, deel deze dan vooral met ons.
Dan geven we dit in de visitatie een plek.
Stappenplan
Stap 1: voorbereiding
Direct na gunning van de opdracht maken we in gezamenlijkheid een planning voor de visitatie.
Het resultaat is een duidelijke planning waarbij zichtbaar is welke stappen er wanneer en door wie uitgevoerd moeten worden.
Tijdens de visitatie is er een vaste contactpersoon vanuit onze backoffice beschikbaar als vraagbaak.
Ook is er laagdrempelig contact met de leden van de visitatiecommissie. .
Stap 2: Kick-off
Snel na de gunning van de opdracht plannen we een afspraak van 1 à 1,5 uur in voor de kick-off van de visitatie.
Tijdens deze kick-off bepalen we in gezamenlijkheid:
• Welke maatschappelijke opgaven we gaan bekijken;
• Hoe we deze maatschappelijke opgaven bekijken (bijvoorbeeld aan de hand van een project);
• Welke belanghebbenden we betrekken bij de visitatie;
• Hoe we deze belanghebbenden betrekken: via een dialoogsessie, een bilateraal gesprek of enkel via de enquête;
• Welke leervragen er zijn tijdens de visitatie.
Stap 3: informatieverzameling
Via onze checklist vragen wij u een aantal documenten aan te leveren. Hierbij proberen we altijd zoveel mogelijk informatie uit zo min mogelijk documenten te halen. Dit om de werklast voor u zoveel mogelijk te beperken. Tevens bespreken we of er nog extra vragen moeten worden toegevoegd aan de digitale enquête. Deze enquête zetten wij daarna, in overleg met u, uit onder de belanghebbenden. Wij verwerken de enquêteresultaten en delen deze vervolgens met u.
Stap 4: Gesprekken
In de gesprekken met interne en externe belanghebbenden kunnen wij ons door de grondige voorbereiding richten op de dialoog en hoeven wij ons niet bezig te houden met factfinding.
We hebben ruime ervaring met diverse gesprekstechnieken. Vooraf stemmen wij met u af op welke manier we een gesprek vorm willen geven. Zo kunnen we dialoogsessies (groepsgesprekken) organiseren, maar ook bilaterale gesprekken zijn soms een goede optie. Samen met u bepalen wij welke werkvorm het meest passend is. Ook kijken we welke locatie geschikt is: gewoon op kantoor of in een wijk of buurt waar uw bezit is gelegen.
Stap 5: Rapportage
Na afronding van de gesprekken schrijft de commissie het visitatierapport. Dit rapport wordt met u besproken tijdens een eindgesprek. Hierna sturen wij het rapport ter controle naar de SVWN. Na goedkeuring door de SVWN dient u binnen 6 weken een bestuurlijke reactie op het rapport te schrijven. Gemeente(n) en huurdersorganisatie(s) kunnen worden uitgenodigd om een maatschappelijke reactie op het visitatierapport te schrijven.
Stap 6: Toelichting
Indien gewenst kan de visitatiecommissie de uitkomsten van de visitatie toelichten in een bijeenkomst. Bijvoorbeeld van de raad van commissarissen, het personeel of bij een stakeholderbijeenkomst. Hiervoor brengen wij geen extra kosten in rekening.
Stap 7: Evaluatie
Circa 6 tot 12 maanden na afronding van de visitatie vindt er een ontwikkelgesprek plaats. Hierin bespreken we de bevindingen uit de visitatie. Daarnaast sturen wij u enige tijd na afronding van de visitatie een evaluatie-enquête. Deze gebruiken wij om ook zelf verder te kunnen leren en verbeteren.
Samenwerkingsonderzoek
We helpen u om het beeld van uw organisatie als samenwerkingspartner te verbeteren en laten zien welke wensen er nog zijn
voor de toekomst.
Aandacht voor reputatie
Wij besteden naast feitelijke prestaties ook aandacht aan het imago van uw organisatie via ons ‘reputatiequotiënt’. Dit helpt u te begrijpen hoe belanghebbenden uw organisatie zien en waar verbetering mogelijk is.
