Onze aanpak
Gunning van de opdracht
Productie verplichte documenten en verzamelen informatie
In de online-omgeving treft u vervolgens ook de checklist met de door u aan te leveren documenten aan, evenals voorbeelden en handleidingen voor de Position paper en de factsheet. In deze fase van de visitatie is het van belang de benodigde documenten te verzamelen aan de hand van de checklist. Daarnaast is dit het moment waarop de voor de methodiek verplichte documenten worden geproduceerd. Hierbij gaat het om een Positon paper waarin de corporatie in maximaal drie pagina’s haar visie en kernwaarden aangeeft, wat zij wil bereiken en waar zij nu staat. Ook wordt er een reflectie gevraagd op haar maatschappelijk functioneren en het functioneren van de lokale driehoek: corporatie, gemeente en bewoners(organisaties). In het Position paper kunnen extra thema’s opgenomen worden, naast die uit de prestatieafspraken. Deze thema’s kan de visitatiecommissie vervolgens meenemen in haar onderzoek. Het gaat om thema’s die relevant zijn voor het maatschappelijk presteren van de corporatie.
Naast de Position paper dient er ook een factsheet opgesteld te worden. Met deze factsheet geeft de corporatie aan wat de prestaties zijn geweest op de velden die centraal staan in de visitatie. Cognitum stuurt deze factsheet mee met de digitale enquête die voorafgaand aan de visitatie wordt toegestuurd aan de belanghebbenden. Daarnaast worden zowel de factsheet als de Position paper als bijlage opgenomen in het visitatierapport. Waar de Position paper volgens de regels van de methodiek door u zelf opgesteld dient te worden, is het mogelijk om de factsheet door Cognitum op te laten stellen.
Wanneer alle documenten van de checklist zijn geüpload in de online omgeving, gaat de backoffice van Cognitum aan het werk om drie prestatiemonitoren te produceren, voor Vermogen, Governance en Opgaven & Ambities. In deze monitoren worden alle relevante gegevens uit de corporatiedocumenten geordend. Deze prestatiemonitoren worden vervolgens ter controle en aanvulling aan u voorgelegd. De prestatiemonitor voor Opgaven & Ambities wordt ook integraal opgenomen in het visitatierapport.
Het is van belang dat in deze voorbereidende fase, samen met u wordt gekeken welke belanghebbenden worden betrokken bij de visitatie. Doordat Cognitum werkt met een digitale enquête, die dient ter voorbereiding op de visitatiegesprekken, is het mogelijk om op deze manier meer belanghebbenden te betrekken bij de visitatie dan enkel de belanghebbenden die worden uitgenodigd voor een face-to-face gesprek. Vanzelf kan indien dat wordt gewenst, ook gebruik gemaakt worden van digitale methoden voor gesprekken en interviews. Uw opvattingen zijn hierbij leidend. Daarnaast kijken wij ook samen met u, of er wellicht nog aanvullende vragen zijn aan de belanghebbenden via onze digitale enquête. Wanneer de enquête definitief is, ontvangen wij graag een lijst met de te enquêteren belanghebbenden en wordt de enquête circa vier weken voorafgaand aan de visitatiegesprekken verzonden.
Startbijeenkomst
Circa zes weken voor de gesprekken met de belanghebbenden vindt een startbijeenkomst plaats. Dit is een bijeenkomst met de gehele visitatiecommissie en de begeleiders vanuit de corporatie (meestal de bestuurder, (een vertegenwoordiging van) de RvC en de projectleider). In deze bijeenkomst worden de praktische zaken geregeld om de visitatie gestroomlijnd en succesvol te laten verlopen. Daarnaast vragen wij om een korte presentatie van waar de organisatie staat qua visie en kernwaarden, waar zij vandaan komt en waar zij naartoe wil.
Onderzoeksfase
In deze fase analyseren de leden van de visitatiecommissie de door u aangeleverde en geproduceerde stukken. De uitkomsten van de analyse worden gebruikt om de visitatiegesprekken, zowel intern als extern, voor te bereiden.
De visitatiecommissie betrekt de uitkomsten van de digitale enquête, die voorafgaand aan de gesprekken onder de belanghouders wordt uitgezet, in de analyse en voorbereiding.
De uitkomsten van de enquête worden vervolgens benut om de gesprekken met de belanghouders to-the-point en doelgericht te laten plaatsvinden. Tijdens de gesprekken wil de commissie daadwerkelijk in een sfeer van vertrouwen een dialoog aangaan met haar gesprekpartner(s). Daarom is de gedegen voorbereiding voor ons extra belangrijk.
Rapportage
Na afloop van de gesprekken stelt de visitatiecommissie het conceptrapport op. In het conceptrapport worden de scores één voor één toegelicht en onderbouwd, waarbij een duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen hoofd- en bijzaken. Kenmerkend voor de rapportages is dat deze staan voor een goede en duidelijke beargumentering van de inzichten en beoordelingen.
De recensie bij het visitatierapport zal de concrete bevindingen van de visitatie beknopt weergeven. Ook wordt een doorkijkje geven naar de uitdagingen waar de corporatie volgens de visitatiecommissie de komende tijd voor staat. Cognitum vat het oordeel in relatie tot de specifieke omstandigheden waarbinnen de organisatie opereert, puntsgewijs samen en doet aanbevelingen voor mogelijk te ondernemen acties. Juist in de rapportage komt de ruime kennis en ervaring van ons met besturings- en organisatievraagstukken tot uiting en daarmee opnieuw de meerwaarde van een visitatie door Cognitum.
De conceptrapportage wordt door de directie van Cognitum tegen gelezen, waarna de conceptrapportage met de corporatie wordt besproken. Deze eindbespreking biedt de mogelijkheid om feitelijke onjuistheden of omissies door te geven, of informatie in te brengen die ten onrechte buiten beschouwing is gebleven. Waar nodig kan de onderbouwing worden aangescherpt om nog meer duidelijkheid te verschaffen. De visitatiecommissie stelt vervolgens het definitieve rapport op. Het definitieve rapport wordt naar de SVWN gezonden ter toetsing op de juiste toepassing van de methodiek. Vervolgens dient een zogenaamde bestuurlijke reactie te worden opgesteld. Deze reactie wordt samen met het door de SVWN goedgekeurde rapport gepubliceerd op de site van de SVWN.
Hierna beschikt u over een rapport met mogelijkheden voor leren en verbeteren en aanknopingspunten om uw visie en strategie waar nodig aan te scherpen.
Cognitum is graag bereid de uitkomsten en verbeterpunten in bijeenkomsten met belanghebbenden en met de RvC toe te lichten.
Evaluatie
Zo’n 9 tot 12 maanden na afronding van de rapportage wordt een evaluatiegesprek gevoerd. Deze afspraak wordt gemaakt om de aanbevelingen en de resultaten van de visitatie te evalueren. Cognitum gebruikt de uitkomsten van de evaluatie om de interne processen en de aanpak en werkwijze van de visitatiecommissie continu te verbeteren en af te stemmen op de wensen van de klanten.
Kleinere corporaties
Cognitum heeft ruime ervaring in het visiteren bij kleinere corporaties. Zo hebben wij de kleinste corporaties van Nederland mogen visiteren en daar is Cognitum trots op! Een visitatie bij een kleinere corporatie vraagt van de visitatiecommissie om inlevingsvermogen. Een kleinere corporatie met vaak maar een kleine werkorganisatie of in sommige gevallen zelfs een vrijwilligersbestuur, vraagt een andere aanpak dan de grotere corporaties waar meer slagkracht mogelijk is. Bij iedere corporatie, hoe groot of klein ook, kijkt Cognitum naar de specifieke situatie van deze corporatie en houdt hier rekening mee. Voor kleinere corporatie met minder dan 1.000 ongewogen verhuureenheden is een aangepaste methodiek in het leven geroepen. Dit houdt vooral in dat de visitatiecommissie niet uit drie, maar uit twee leden mag bestaan. Daarnaast hoeven niet alle documenten uit de checklist aangeleverd te worden en hoeven niet alle verplichte documenten te worden opgesteld. Cognitum streeft er altijd naar om een waardevol visitatierapport op te leveren. Hierbij houdt zij zoals gezegd rekening met de (on)mogelijkheden van de corporatie, maar zoekt zij naar leer- en verbeterpunten en zullen deze in het rapport op respectvolle wijze met de corporatie delen.